Vesthimmerlands Gymnasium sender dig dette brev for at orientere dig om, at vi har modtaget oplysninger om dig. Efter databeskyttelsesforordningens artikel 14 skal vi nemlig give dig en række oplysninger, når vi modtager oplysninger om dig fra andre.
De oplysninger vi skal give dig er følgende:
- Kontaktoplysninger på den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
- Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren
- Formålene og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
- Kategorier af personoplysninger
- Modtagere eller kategorier af modtagere
- Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
- Hvor dine personoplysninger stammer fra
- Opbevaring af dine personoplysninger
- Retten til at trække samtykke tilbage
- Dine rettigheder
- Klage til Datatilsynet
I Bilag A finder du en uddybning i forhold til de oplysninger, Vesthimmerlands Gymnasium skal give dig. Dette brev er alene til orientering, og giver ikke umiddelbart anledning til nogen sagsbehandling i forhold til dig.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os.
Du kan se vores kontaktoplysninger i bilaget nedenfor.
Med venlig hilsen
Vicerektor Ralf Michael Leimbeck
Bilag A: Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger mv.
1. Vesthimmerlands Gymnasium er dataansvarlig – hvordan kontakter du os?
Vesthimmerlands Gymnasium er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.
Vesthimmerlands Gymnasium
Jyllandsgade 52
9600 Aars
CVR-nr.: 29547947
Telefon: 98 62 25 77
Mail: adm@vhim-gym.dk
2. Kontaktoplysning til databeskyttelsesrådgiver
Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte Vesthimmerlands Gymnasiums databeskyttelsesrådgiver:
Databeskyttelsesrådgiver (DPO) for Vesthimmerlands Gymnasium
Bech-Bruun Advokatpartnerselskab
CVR nr.: 3853 8071
Langelinie Allé 35
2100 København Ø.
Telefonnummer: 72 27 30 02
Mail: dpo.vesthimmerlands.gym@bechbruun.com
Sikker beskedfunktion via: https://dpo.bechbruun.com/vesthimmerland (åbner nyt vindue)
Vi opfordrer til, at du bruger den sikre beskedfunktion, hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger.
Du har også mulighed for at kontakte gymnasiets informationssikkerhedskoordinator og dataansvarlig:
Informationssikkerhedskoordinator på Vesthimmerlands Gymnasium
Heidi Venstrup Nielsen
Jyllandsgade 52
9600 Aars
Telefon: 98 62 25 77
Mail: HN@vhim-gym.dk
Dataansvarlig på Vesthimmerlands Gymnasium
Vicerektor Ralf Michael Leimbeck
Jyllandsgade 52
9600 Aars
Telefon: 98 62 25 77
Mail: RL@vhim-gym.dk
3. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:
- Samtykke
- Nødvendig behandling af hensyn til opfyldelse af en kontrakt
- Lovgivningen (retslig forpligtelse)
4. Kategorier af personoplysninger
Vesthimmerlands Gymnasium behandler nedenstående kategorier af personoplysninger om dig.
Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger fremgår af kolonnen til højre jf. afsnit 3.
| Almindelige personoplysninger: | Behandlingsgrundlag | |
| Adresse | b | |
| Telefonnummer | b | |
| Eksamensbevis(er) fra grundskolen | b | |
| Optagelsesansøgning til VHG | b | |
| Fravær | b | |
| Studieretningsvalg og valgfag | b | |
| Sanktioner | b | |
| Informationer om værge | b | |
| Billeder | a | |
| Fortrolige personoplysninger: | ||
| Cpr-nummer | c | |
| Følsomme personoplysninger: | ||
| Helbredsoplysninger som eleven selv har oplyst gymnasiet om | a |
5. Modtagere eller kategorier af modtagere
Vesthimmerlands Gymnasium videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende modtagere:
Undervisningsministeriet
Ministeriet får information om dit cpr-nummer, fagvalg, karakterer og afslutningsvis bestået eksamen. Fra Undervisningsministeriet sendes dine oplysninger også til Danmarks Statistik.
Lectio
Gymnasiets studieadministrative system hedder Lectio, og her opbevares data om dit cpr-nummer, adresse, telefonnummer, værge, fravær, sanktioner og karakterer. Herudover opbevares de beskeder du har sendt i systemet. Lectio er et gennemsigtigt system, og alle beskeder i systemet kan fremfindes af gymnasiets ledelse.
IT supportcentret (ITS)
En elev på VHG vil blive oprettet hos ITS, som bl.a. supporterer gymnasiets netværk, printere og Microsoft licenser. Til dette formål indlæses personoplysninger fra Lectio til ITS.
Microsoft – Office365
Som elev på VHG får du tildelt en konto i gymnasiets Office365 pakke via ITS. Kontoen omfatter et drev på OneDrive og OneNote, samt adgang til gymnasiets SharePoint system. I den daglige drift vil du alene have adgang til de private dele af dine drev.
Bibliotekssystemet
Via UNI-login bliver du tilknyttet gymnasiets bibliotekssystem Cicero, som derfor opbevarer dit navn, cpr-nummer, adresse, telefonnummer samt oplysninger om udlån. Såfremt du låner film via mitCFU vil data overføres hertil.
SU-systemet
Når du ansøger om SU får gymnasiet de indtastede oplysninger fra SU-systemet. Oplysninger behandles alene af gymnasiets økonomisekretær. Baggrunden for tildeling af udeboende SU behandles af din studievejleder og rektor. Data gemmes i gymnasiets ESDH system mens du er elev på gymnasiet.
ESDH system
Information om dit CPR-nummer, adresse, telefonnummer, ansøgning, sanktioner, afsluttende karakterbeviser og eventuelle informationer fra dig (ex. klager, helbredsoplysninger mm) opbevares i en elevmappe. Elevmappen findes elektronisk i gymnasiets ESDH system (elektronisk arkiv), hvor kun ledelsen og udvalgte medarbejdere i administrationen har adgang.
6. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
Vesthimmerlands Gymnasium overfører ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS, uden der foreligger et lovligt overførselsgrundlag, jf. databeskyttelsesforordningens kapitel 5.
7. Hvor dine personoplysninger stammer fra
Dine personoplysninger stammer primært fra dine egne angivelser i optagelsesansøgningen. Vesthimmerlands Gymnasium indsamler ikke oplysninger om dig fra andre kilder, med mindre du på forhånd er informeret herom.
8. Opbevaring af dine personoplysninger
Vesthimmerlands Gymnasium opbevarer dine personoplysninger mens du er elev på gymnasiet. Når du forlader gymnasiet slettes dine data (se dog nedenstående om Lectio). Det skal dog bemærkes, at karakterbeviser gemmes i 30 år efter du har forladt gymnasiet.
Vesthimmerlands Gymnasium kan på nuværende tidspunkt ikke sige, hvor længe vi vil opbevare dine personoplysninger i Lectio, idet systemet ikke kan slette data. Dog kan vi oplyse dig om, at vi arbejder på at få systemet klargjort til at kunne slette data på lige fod med de øvrige systemer.
9. Retten til at trække samtykke tilbage
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.
Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
10. Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til Vesthimmerlands Gymnasiums behandling af oplysninger om dig.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger.
Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Ret til dataportabilitet
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
11. Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Vesthimmerlands Gymnasium behandler dine personoplysninger på.
Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.